Assistenz für Office Management, Reisen, Empfang & Events - befristet auf 2 Jahre (m/w/d)

• Du hältst unser Office am Laufen und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen
• Du sorgst für ein gepflegtes und repräsentatives Erscheinungsbild unseres Office – von einem aufgeräumten Empfangsbereich über die Meetingräume bis zur Küche
• Du kümmerst Dich um Büromaterial, sonstige Bestellungen, pflegst den Kontakt zu unseren Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirma, Blumenlieferanten, Caterer etc.) sowie der Hausverwaltung und koordinierst alle damit verbundenen Termine
• Du bearbeitest die Post und unterstützt die Teams im Tagesgeschäft
• Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und denkst Themen mit

• Du planst und buchst/unterstützt bei Geschäftsreisen im In- und Ausland (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)
• Du erstellst übersichtliche Reisepläne für unser Team und ggf. auch Gäste
• Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen sowie Visa und Reisedokumenten
• Du baust gute Beziehungen zu unseren Reisepartnern auf und holst dabei die besten Konditionen raus

• Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen
• Du nimmst Anrufe entgegen und betreust unsere zentrale E-Mail-Korrespondenz
• Du koordinierst unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre
• Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings
• Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen

• Du planst und organisierst unsere internen und externen Events – von Workshops, Ticket Buchung für Konferenzen, Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier
• Du suchst Locations, koordinierst Caterer und externe Dienstleister und behältst dabei das Budget im Blick
• Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind
• Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach, Eventmanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation – wichtiger als der Lebenslauf ist uns aber, deine Einstellung zu Arbeit und deine offene proaktive Art
• Erste Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer Assistenzrolle ist wertvoll
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und offen für neue Tools
• Sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift – bei uns ist der Austausch mit internationalen Kontext Alltag
• Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und packst Dinge einfach an
• Du hast Lust auf Menschen, magst Trubel und bleibst auch dann freundlich, wenn es mal hektisch wird
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Menschen sind für Dich selbstverständlich – gerade in einem Umfeld mit anspruchsvollen Investoren oder Partnern
• Hands-on-Mentalität, Humor und echte Team-Player-Qualitäten

• Ein internationales Team, das wirklich zusammenhält – und mit dem Arbeit Spaß macht
• Eine Kultur, die auf Inklusivität, Integrität und Offenheit baut
• Gestaltungsspielraum und Vertrauen in das, was Du tust
• Die Stabilität eines etablierten Unternehmens mit 25 Jahren Erfahrung und gleichzeitig die Energie eines agilen Teams
• Ein modernes Office in zentraler Lage mit guter Anbindung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten – wir wachsen gerne gemeinsam

Klingt nach Dir?